Česká zemědělská univerzita v Praze

O zákazníkovi

Česká zemědělská univerzita v Praze představuje komplexní vzdělávací instituci s rozsáhlou infrastrukturou:

Více než 100 objektů distribuovaných napříč několika areály
Decentralizovaná organizační struktura s autonomními fakultami
Centrální koordinace prostřednictvím rektorátu
Studentské ubytovací kapacity pro tisíce studentů
Zemědělské výrobní areály s rozsáhlými pozemkovými fondy
Specializované technické vybavení pro výzkum a výuku

Motivace pro změnu

Roztříštěná evidence majetku a prostor

různé evidence budov a místností na jednotlivých fakultách
chyběl jednotný pohled na majetek celé univerzity
obtížné plánování údržby a investic

Nejednotné hlášení požadavků

požadavky na opravy přicházely z různých kanálů
chyběl jednotný systém pro jejich evidenci a řešení
omezený přehled o stavu požadavků

Složitá správa revizí a údržby

sledování revizí bylo částečně manuální
chyběla systematická podpora preventivní údržby
riziko opomenutí povinných kontrol

Omezený přehled o majetku

oddělené evidence mezi fakultami
chyběl centrální pohled pro rozhodování
omezené sdílení vybavení

Správa pozemků a externích dat

potřeba propojení s katastrem nemovitostí a LPIS
složité sledování změn ve vlastnictví
administrativně náročná správa smluv

Rozptýlená dokumentace

dokumenty uložené na různých místech
obtížné dohledání aktuálních verzí
nejasná odpovědnost za správu dokumentace

Jak řešení funguje v praxi

Řešení bylo postaveno na systému EIRA jako centrální platformě pro evidenci majetku, správu údržby a řízení požadavků napříč celou univerzitou.

Evidence majetku a prostor

Majetek je evidován v jednotné struktuře areál → budova → místnost → zařízení.
Každá fakulta pracuje se svými daty, ale zároveň existuje centrální přehled na úrovni celé univerzity.

Údržba a revize

Systém umožňuje plánovat údržbu a povinné revize zařízení.
Termíny jsou hlídány automaticky a úkoly jsou generovány a přidělovány konkrétním pracovníkům.

Service desk (hlášení poruch)

Zaměstnanci mohou jednoduše hlásit poruchy a požadavky přes jednotný systém (web, mobil).
Požadavky jsou automaticky přiřazovány odpovědným osobám a je sledován jejich stav.

Přehled o majetku a využití

Univerzita má k dispozici centrální registr majetku s možností sledovat jeho využití a přiřazení k jednotlivým částem organizace.
Součástí je i rezervace sdílených prostředků.