Správa Majetku Výrobních Podniků a Podpora Firemních Procesů

Facility Management – Kompletní Správa Areálů a Budov

Tento modul představuje základní stavební kámen Správy majetku výrobních podniků. Umožňuje vytvoření víceúrovňové hierarchické struktury od areálu přes budovy, podlaží až po jednotlivé místnosti a prostory. Každá úroveň obsahuje kompletní identifikační a popisné údaje. Díky přehledné struktuře a provazbě související prvků získáte okamžitý přehled o tom, kde se co nachází, kdo za daný prostor odpovídá a jaké jsou jeho parametry.

Systém eliminuje nejasnosti, zrychluje komunikaci mezi odděleními a poskytuje přesná data pro plánování údržby, investic i bezpečnostních opatření. Všechny změny jsou navíc zaznamenávány, takže máte kdykoliv k dispozici kompletní auditní historii.

Hierarchická Struktura

Areál → Budova → Podlaží → Místnost/Prostor → Pracovní místo

Pasporty a Výkresová Dokumentace

Digitální správa technické dokumentace je klíčová pro efektivní provoz budov i zařízení. Modul umožňuje bezpečně ukládat veškeré pasporty, výkresy a technické listy v jednom centrálním úložišti. Interaktivní prohlížeč základních schémat pasportů umožňuje rychlou orientaci v prostorách budov.

Díky provázení s hierarchickou strukturou budov a případně zařízení tak technici získávají přehledný systém pro rychlé získávání detailních informací o spravovaném prostoru a zařízení. Uložení náhledů na profesní výkresy na jednotlivých patrech umožňuje jednoduchým způsobem získat detaily rozmístění např. kabelových tras či jiných významných částí staveb všem správcům budov.

Evidence Pozemků a Mapové Podklady

Správa pozemků je často komplikovaná kvůli různým zdrojům dat a neaktuálním informacím. Tento modul vše sjednocuje do jednoho přehledného prostředí. Pozemky lze zobrazit přímo na mapě, včetně hranic, ploch a vazeb na katastr nemovitostí. Systém umožňuje měřit vzdálenosti, exportovat mapové podklady a sledovat vlastnické vztahy.

Inženýrské Sítě

Oblast inženýrských sítí poskytuje detailní přehled o trasách elektřiny, plynu, vody, kanalizace, tepla či telekomunikací. Díky grafickému zobrazení na mapách a půdorysech lze snadno identifikovat vedení, uzávěry, šachty nebo armatury. Díky možnostem provázání s evidencí zařízení je možno uchovávat technické parametry jednotlivých prvků a připojovat projektovou dokumentaci či revizní zprávy.

To výrazně zjednodušuje plánování oprav, rekonstrukcí i havarijních zásahů. Je zde možné využít i napojení na veřejně přístupné Digitální technické data (DTM).

Evidence a Údržba Strojů, Zařízení a Technologií

Jedná se o centrální databázi všech zařízení včetně technických parametrů, dokumentace a umístění. Systém umožňuje evidovat technické specifikace a parametry strojů a zařízení a k nim připojovat technické dokumenty (např. schémata elektro a hydraulických obvodů), manuály i videonávody. Také je možné udržovat seznamy náhradních dílů včetně provázky na čísla a kontakty dodavatelů.

Plánování Preventivní Údržby

Je možné vytvářet harmonogram preventivní údržby na výrobních strojích. Je možné specifikovat periodicitu (jednodenní, týdenní, měsíční, čtvrtletní, roční nebo mimořádná) a definovat zodpovědné osoby za jednotlivé činnosti.

Evidence plánů údržby v kalendáři umožňuje vedení a plánování výroby předvídat nedostupnost strojů. Digitální formulář pro zadání prováděných činností je vyplňován přímo technikem. Fotodokumentace stavu stroje před a po údržbě vytváří vizuální záznam o provedené práci.

Sběr času na jednotlivé aktivity umožňuje optimalizaci procesů a přesné kalkulace nákladů. Evidence spotřebovaného materiálu a náhradních dílů může být navázána na ERP systém společnosti, což následně může vstupovat do celkové evidence nákladů na údržbu. Evidence servisních zásahů a jejich výsledků vytváří kompletní historii stroje, která je propojená s budoucími plány údržby.

Revize a Kontroly Zařízení

Součástí této oblasti je taktéž systém plánování revizí a kontrol výrobních strojů a zařízení, která musí být nejen v souladu s legislativou, ale i s předepsanými pravidly v rámci záruk dodavatele. Evidence revizí od schválených inspektorů je uchovávána s protokoly z revizí a fotodokumentací.

V případě zjištění závady nebo nedostatku v rámci revize, je toto v rámci revize zaznamenáno a nestane se tedy, že by se na závadu do budoucna zapomnělo. Tento záznam bude v systému figurovat jako další ze závad či požadavků s termínem a případně přidělenou odpovědnou osobou.

Servicedesk – Evidence Závad a Poruch

Servicedesk slouží jako centrální místo pro hlášení problémů týkajících se budov, areálů, zařízení a technologií. Uživatelé mohou hlásit problémy se střechami, fasádami, podlahami a osvětlením, stejně jako havárie nebo estetické nedostatky vyžadující údržbové práce. Pro závady týkající se zařízení a technologií systém umožňuje nahlášení poruch a závad stroje s možností doplnění fotodokumentace přímo z místa.

Hlášení Poruch

Hlášení poruchy je možné provést prostřednictvím webového portálu, mobilní aplikace či e-mailu. Inovativní přístup zahrnuje skenování QR kódu umístěného na zařízení, který vede k přímému nahlášení poruchy s automatickým vyplněním identifikace zařízení, což umožní uživateli zaměřit se zejména na popis problému.

Uživatelé si mohou vybrat z katalogu typických poruch a provést prioritizaci a kategorizaci. Možnost nahrávání videa či fotografie poskytuje dodatečný kontext záznamu. Evidence sleduje stav řešení od nového hlášení přes přiřazení opravářovi až po vyřešení.

Řízení Ticketů

Systém může sledovat definované SLA (Service Level Agreement) a monitorovat dodržování definovaných lhůt řešení. Hlášení mohou obsahovat přílohy včetně fotografií a videí, a mezi Ohlašovatelem a opravářem probíhá komunikace přímo v systému prostřednictvím komentářů. Vícejazyčná podpora zajišťuje podporu pro mezinárodní týmy pracující v podniku.

Řešení podporuje i vykazování činností a evidenci nákladů. Opravář registruje odpracovaný čas přímo v systému, může evidovat použitý materiál a náhradní díly. V případě provázání na účetní systém tak může docházet k doplnění nákladových položek servisních zásahů.

Požární Ochrana a BOZP

Modul PO a BOZP zajišťuje kompletní správu požární ochrany a bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Centrální správa požárního řádu zahrnuje verzování a revize dokumentu. Evakuační plány pro jednotlivé budovy a patra jsou k dispozici jak v textové podobě, tak grafickém znázornění evakuačních tras s umístěním nouzových východů.

Požární poplachové směrnice a instrukce pro řešitele jsou snadno dostupné všem zaměstnancům. Systém obsahuje také pravidla pro skladování hořlavých látek a plánování a evidenci cvičení evakuace.

Evidence a Údržba Zařízení

Evidence všech hasicích přístrojů s přesnou lokalizací slouží k efektivní správě jejich údržby. Plánování údržby na základě legislativních požadavků je automatické, s kalendářem kontrol a údržby obsahujícím připomínky.

Odpovědné Osoby

Systém eviduje osoby odpovědné za PO a BOZP s jejich rolemi a zodpovědností. Vedoucí BOZP, garanti PO a další osoby s relevantní odpovědností jsou registrovány s jejich kvalifikacemi a certifikáty. Historie změn v personálu je dokumentována a kontaktní údaje pro krizové situace jsou vždy dostupné.

Školení a Certifikáty

Evidence školení BOZP a PO umožňuje plánování a registraci všech povinných školení. Katalog obsahuje vstupní školení, seznámení se specifiky pracoviště, specialistická školení a školení obnovovací. Každý zaměstnanec má evidován seznam absolvovaných školení s daty jejich ukončení. Systém může automaticky upozorňovat na školení s vypršenou platností.

Podpora Procesů Řízení Kvality

Nastavení prostředí pro Project Management podporuje zejména tradičnější přístupy založené na APQP, kde řízení úkolů může být provedeno napříč společností a je organizováno hierarchicky od projektu přes milestone až po úkol a podúkol. Flexibilní přiřazení odpovědnosti umožňuje přiřadit úkol osobě, týmu nebo definované roli.

Projektové Řízení

Nastavení priorit a termínů je jednoduché a flexibilní. Sledování pokroku v procentech poskytuje vedení přehled o stavu. Časová osa (timeline) s vizualizací prostřednictvím Ganttova diagramu umožňuje vidět interdependence mezi úkoly.

Propojení úkolů a jejich závislostí umožňuje efektivní řízení zdrojů. Automatické eskalace zpožděných úkolů zajišťují, že vedoucí projektů jsou informováni o problémech bez zbytečného zpoždění. Podpora týmové spolupráce, vzájemná informovanost a dokumentace společných rozhodnutí je zajištěna prostřednictvím komentářů a diskusních vláken přímo v úkolu.

Řízená Dokumentace

Součástí podpory procesů řízení kvality je řízená dokumentace, která zajišťuje, že všichni zaměstnanci pracují podle aktuálních pravidel. Jedná se tak o centrální úložiště všech vnitropodnikových směrnic. Správa verzí s historií změn umožňuje sledovat vývoj jednotlivých směrnic a vrátit se k dřívějším verzím je-li potřeba.

Definování vlastníka každé směrnice zajišťuje odpovědnost za její aktuálnost a relevanci. Schvalovací proces pro nové nebo upravené směrnice garantuje, že změny jsou řádně zhodnoceny dříve, než se stanou účinnými. Definování data účinnosti umožňuje řádné plánování školení a přechodu.

Součástí systému také může být evidence seznámení zaměstnanců se směrnicí. Full-text vyhledávání a tagging usnadňují nalezení relevantních směrnic jednotlivým pracovníkům kdykoliv to vyžaduje jejich pracovní náplň. Automatické notifikace při změně relevantní směrnice zajišťují, že všichni dotčení zaměstnanci jsou o změně informováni.

Hlášení Skoronehod

Součástí podpory procesů řízení kvality je také hlášení skoronehod (near-misses), které je jedním z nejdůležitějších nástrojů proaktivní bezpečnosti. Webový formulář nebo mobilní aplikace umožňují zaměstnancům snadno hlásit situace, které mohly vést k nehodě, i když k ní ve skutečnosti nedošlo.

Podrobný popis situace a okolností je klíčový pro porozumění příčinám. Fotodokumentace místa incidentu poskytuje vizuální kontext. Kategorizace dle typu skoronehody umožňuje snadné analýzy trendů.

Energetika

Modul energetiky umožňuje evidenci měřidel, automatický nebo ruční sběr dat, vyhodnocování spotřeb a detekci anomálií. Podporuje alokaci nákladů, vizualizace spotřeb i export dat. Podklady ze systému mohou mimo jiné sloužit taktéž k tvorbě ESG repotů či jiných potřebných analýz.

Řízení Procesů a Projektů

Systém pro správu majetku výrobních podniků nabízí také nástroje pro projektové řízení včetně GANTT diagramů, milníků, úkolů a workflow. Podporuje metodiku APQP pro automobilový průmysl, včetně FMEA, kontrolních plánů a centrální správy dokumentace.

Schvalovací Procesy

Systém zajišťuje podporu automatizace jakýchkoliv schvalovacích procesů. Řeší zejména proces týkající se schvalování dokumentů (smlouvy, faktury apod.) nebo je proces schvalování součástí interních předpisů (např. schvalování nákupních požadavků).

Schvalování Smluv a Faktur

Funkcionalita na schvalování smluv či faktur je doplňkem modulu Document management systém (DMS). Každý z dokumentů může mít definováno vlastní schvalovací workflow a to buď paralelní (schvalování postupné) nebo seriové (bez definovaného pořadí). Samotný proces je doplněn o notifikace odpovědným osobám.

V rámci práce s těmito typy dokumentů může být implementován celý proces na správu smluv, který obsahuje centrální registr všech smluv a poskytuje přehled o všech právních vazbách podniku. Šablony standardních smluv urychlují vytváření nových smluv a zajišťují konzistentní právní ochranu.

Definování schvalovacího řetězce podle typu a výše smlouvy zajišťuje odpovídající úroveň kontroly. E-signature pro elektronické podepisování zrychluje proces a je právně závazná podle EIDAS nařízení.

Notifikace schvalovatelů s možností komentářů usnadňuje jejich práci a umožňuje vrácení dokumentu na úpravu. Historie schvalovacího procesu je dokumentována pro audit trail. Propojení na smluvní strany a jejich kontakty usnadňuje komunikaci o obnovení nebo změně podmínek.

Schvalování Nákupů

Schvalování nákupu zajišťuje, že nákupy jsou prováděny v souladu s firemní politikou a rozpočtem. Pro jednotlivé úrovně nákupů mohou být nastaveny rozdílná workflow a odpovědné osoby, což zajišťuje konzistenci nákupního procesu. Součástí procesu může být generování objednávky dle příslušné šablony případně provázání s ERP systémem.

Automatické propojení s účetnictvím umožňuje bezprostřední zápis schválené faktury do finančního systému. OCR pro prohledávání archivovaných faktur umožňuje snadné vyhledání historických dokladů.

Rezervační Systémy

Rezervace Místností

Rezervace místností je umožněna prostřednictvím kalendářní přehledu místností, kde je názorně zobrazena obsazenost místnosti. Opakující se rezervace (například týdenní schůzky) se nastavují jednoduše bez nutnosti individuálního zadávání každé rezervace. Automatické upozornění organizátorovi na blížící se rezervaci zabraňuje zapomenutí schůzky.

Rezervace Firemních Vozidel

Systém rezervace firemních aut umožňuje zobrazení dostupnosti vozidel a další relevantní informace. Rezervace vozidla pro konkrétní datum a čas je jednoduchá a automatické kontroly dostupnosti zabraňují překrývajícím se rezervacím. Nastavení oprávnění na základě jednotlivých osob nebo rolí zajišťuje, že pouze oprávnění zaměstnanci si mohou rezervovat luxusnější vozidla, případně která vozidla spadají pod speciální systém schvalování.

Součástí systému může být evidence stavu tachometru a ujetých kilometrů, případně je proces navázán a evidenci výkazů služebních cest, či vyúčtování meziútvarových nákladů. Rezervace vozidel může být také součástí sytému správy vozového parku, který řeší komplexně evidenci provozu vozidel včetně uložení související dokumentace (leasingové smlouvy, technický průkaz apod.), evidence pravidelných kontrol a servisních prohlídek.

Podpora HR Procesů

Jedná se o doplněk HR systému, kde nosnou součástí funkcionality je podpora HR procesů, nicméně systém může sloužit jako plnohodnotná evidence zaměstnanců. V sytému je možné uchovávat veškeré informací o pracovnících. Základní údaje včetně jména, rodného čísla, adresy a titulu jsou uchovávány v bezpečném prostředí. Fotografie zaměstnance usnadňuje identifikaci v systému a v tištěných materiálech.

Zaměstnanci a Organizace

Kontakty zahrnují telefon, e-mail a osobní adresu pro komunikaci. Propojení se sociálními sítěmi či externími profily (LinkedIn) usnadňuje hledání zaměstnanců a jejich síťování.

Informace o zaměstnání zahrnují pozici, oddělení, manažera (vztahy nadřízenosti a podřízenosti) a datum nástupu. Evidence změn pozic a přeřazení vytváří historii kariérního vývoje. Smlouvy o zaměstnání a jejich přílohy jsou archivovány v elektronické podobě.

Kvalifikace a Školení

Certifikáty a kvalifikace zaměstnance jsou registrovány s daty platnosti a upozornění na blížící se expiraci. Specialista na bezpečnost, operátor vysokozdvižného vozíku nebo svářeč mohou mít omezený přístup k určitým strojům bez platného certifikátu. Zdravotnické omezení související s práci jsou dokumentována pro zajištění bezpečnosti zaměstnance.

Nedílnou součástí procesů HR jsou školení. Systém nabízí evidenci jednotlivých vzdělávacích akcí, hlídání jejich platnosti, případně plánování nových školení a to vše s přímou provazbou do karty zaměstnance.

Majetek a Onboarding

Další oblastí evidence zaměstnanců je jejich dislokace, tedy umístění a evidence svěřeného majetku. Součástí karty zaměstnance je tedy seznam pracovních pomůcek, zařízení apod. a HR pracovník, v rámci předávání prostředků, může vytvořit předávací protokol přímo ze systému.

Systém také nabízí podporu vstupního procesu, kdy je elektronickou formou zajištěno vyplnění a elektronické potvrzení vstupního formuláře včetně zajištění požadovaných dokladů. Následně je přímo ze systému možné generovat pracovněprávní dokumenty a prostřednictvím elektronického podpisu ztvrdit příjem nového zaměstnance.

Pro analýzu personálních dokumentů jsou připraveny AI nástroje na vyhodnocování potřebných údajů, které umožňují získávání dat napříč všemi pracovně-právními dokumenty, seznamy školení, certifikáty, obecně všemi uloženými listinami.

CRM Systém – Správa Kontaktů

Modul správy kontaktů je obecným modulem pro evidenci relevantních údajů o firmách či osobách. V oblasti správy majetku se však zaměřuje zejména na evidenci dodavatelských kontaktů. U každého dodavatele lze evidovat základní identifikační údaje, přiřazovat kategorie a doplňovat poznámky, což usnadňuje orientaci v portfoliu spolupracujících firem.

Kontaktní osoby jsou vedeny samostatně, včetně jejich funkcí, telefonů, e mailů a preferovaných způsobů komunikace, takže je vždy jasné, na koho se v konkrétní situaci obrátit. Systém zároveň uchovává historii komunikace a interakcí, ať už jde o schůzky, hovory, úkoly nebo připojené dokumenty, což poskytuje ucelený přehled o průběhu spolupráce.

Díky vyhledávání a filtrování je možné rychle najít potřebné informace, zatímco nastavení přístupových práv zajišťuje, že s citlivými daty pracují pouze oprávnění uživatelé. Modul se také snadno propojuje s dalšími částmi systému, například se smlouvami, servisními požadavky nebo revizemi, takže kontakty vždy fungují jako přirozený uzel mezi jednotlivými firemními agendami.

Výhody pro Management