Software pro evidenci smluv
EIRA je online software pro evidenci smluv a dalších firemních dokumentů, který zajistí bezpečný přístup k dokumentům odkudkoliv přes webový prohlížeč. Upozorní na změny a důležité termíny smluv. Přináší jednotný a centralizovaný způsob práce s dokumenty.
- Online přístup k dokumentům
- Digitalizace schvalovacích procesů
- Hlídání termínů
- Elektronický podpis
Systém pro správu dokumentů
- Možnost ukládání různých formátů dokumentů (PDF, DOCX, XLSX, obrázky, CAD apod.).
- Každá úprava dokumentu je automaticky zaznamenána do historie verzí, což umožňuje zpětné sledování změn a případný návrat k předchozím verzím.
- Uchování metadat (autor, datum vytvoření, datum poslední změny, typ dokumentu) s možností uživatelského rozšíření.
Pokročilé vyhledávání a kategorizace
- Fulltextové vyhledávání v obsahu dokumentů.
- Možnost filtrování a třídění podle kategorií, klíčových slov, štítků a dalších atributů.
- OCR (Optical Character Recognition) pro vytěžování skenovaných dokumentů.
- Online software pro evidenci smluv EIRA využívá AI pro automatizovanou kategorizaci dokumentů.
Přístupová práva a zabezpečení
- Role-based access control (RBAC) – řízení přístupu podle uživatelských rolí.
- Možnost nastavení oprávnění pro jednotlivé kategorie dokumentů.
- Logování přístupů a změn v dokumentech.
Práce se smlouvami
- Evidence platnosti smluv a upozornění na expiraci.
- Možnost sledování termínů a závazků vyplývajících ze smluv.
- Digitální podpisy a schvalovací workflow.
- Integrace s externími systémy (datové schránky, účetní a ERP systémy).
Více informací
Biometrický podpis
Dokument se podepisuje stejným způsobem jako na papíře, pouze na elektronickém zařízení (smartphone, tablet, signpad), které dokáže snímat biometrická data podpisu.
E-podpis založený na kvalifikovaném certifikátu
Podepisujete dokument otiskem vlastního certifikátu, který na základě žádosti a ověření vydá některá z kvalifikovaných certifikačních autorit (např. PostSignum od České pošty, I.CA apod.).
E-podpis metodou Click-to-sign + SMS
Podepisujete na základě dvoufaktorového ověření kliknutím a vyplněním kontrolního PIN kódu, který je zpravidla zaslán na registrované telefonní číslo, případně email podepisujícího.
E-podpis prostřednictvím služby BankID
Zákazník se přihlásí do svého internetového bankovnictví, potvrdí souhlas s poskytnutím svých identifikačních údajů třetí straně a podepsáním konkrétního dokumentu.
Notifikace a workflow
- Automatické generování úkolů na základě dokumentů (např. schvalování smluv).
- Notifikace o blížících se termínech (např. expirace smluv, revize).
- Možnost nastavení schvalovacího workflow (např. víceúrovňové schvalování smluv).
Automatizace pomocí AI
- Automatizované třídění dokumentů do kategorií podle obsahu
- Směrování dokumentů ke správným osobám na základě obsahu a předdefinovaných pravidel.
- Rozpoznávání důležitých informací, jako jsou data expirace smluv, částky na fakturách nebo jména dodavatelů.
- Rychlejší schvalování smluv nebo faktur díky automatickému ověřování klíčových informací.
Další funkce
- Kategorizace dokumentů
- Uživatelsky nastavitelné číselné řady
- Automatické převody scanů na text (OCR) a vytěžování dat
- Hlídání platnosti dokumentů
- Uživatelsky nastavitelné workflow
- Logování změn
- Historie verzí
- Zákaznické atributy
- Šablony pro rychlé založení nového dokumentu
- Připojování souvisejících záznamů (zákazníci, zakázky, úkoly, místnosti…)
- Nastavitelné notifikace
- Připojování poznámek
- Diskuzní fóra
- Integrace na datové schránky
- Automatizace zpracování příchozích emailů
- Štítkování dokumentů a vyhledávání podle štítků
- Přidělení odpovědných osob
- Uživatelské seznamy a filtry
- Řízení přístupových práv na základě kategorie, stavu a umístění v org.struktuře
- Multijazyčné řešení pro CZ/DE/EN
Přínosy
PROVOZNÍ EFEKTIVITA
- Centralizovaný přístup k dokumentům odkudkoli (kancelář, pobočky, terén)
- Fulltextové vyhledávání s podporou OCR a vytěžování dat
- Automatizace a zrychlení práce díky AI
- Automatizované hlídání termínů a zasílání upozornění
- Přehled o historii dokumentů, verzích a změnách
- Možnost elektronického podpisu a řízeného schvalovacího procesu
EKONOMICKÉ PŘÍNOSY
- Úspora času díky rychlému vyhledávání a automatizaci procesů
- Snížení nákladů na tisk a fyzickou archivaci smluv
- Webová aplikace bez nutnosti instalace – nižší náklady na IT podporu
PRO MANAŽERY
- Okamžitý přehled o platnosti smluv a závazcích firmy
- Definování rolí a přístupových práv pro zaměstnance
- Evidence aktivit – kontrola přístupů a změn v dokumentech
- Snadná integrace do firemních informačních systémů
- Přehledné propojení dokumentů s projekty, odpovědnými osobami a nemovitostmi
