Digitální HR Onboarding
EIRA automatizované řešení pro příjem nových zaměstnanců přináší kompletní digitalizaci procesu od vyplnění formuláře až po podepsané dokumenty – rychle, bezpečně a efektivně
Klíčové benefity řešení
Proč investovat do automatizace HR onboardingu
Rychlost a efektivita
Redukce času potřebného pro příjem nového zaměstnance z několika dní na hodiny. Automatické generování dokumentů a okamžité zpracování dat.
Nulová chybovost
Eliminace manuálního přepisování dat a chyb při vyplňování. Data se zadávají pouze jednou a automaticky přenášejí do všech dokumentů.
Bezpečnost a compliance
Elektronický podpis přes eSigno, šifrovaný přenos dat, bezpečné ukládání dokumentů. Plná soulad s GDPR a pracovněprávními předpisy.
Úspora nákladů
Snížení administrativní zátěže HR týmu, eliminace tiskových a archivačních nákladů, rychlejší onboarding znamená dřívější produktivitu zaměstnance.
Moderní uživatelský zážitek
Responzivní webové rozhraní přístupné z mobilu, tabletu i PC. Intuitivní průvodce krok za krokem. Profesionální dojem pro nové zaměstnance.
Plná integrace se systémem EIRA
Bezproblémové napojení na stávající HR systém. Automatický přenos dat, dokumentů a příloh. Není potřeba měnit stávající procesy.
Jak proces funguje
Od vytvoření karty zaměstnance po podepsané dokumenty
Vytvoření karty zaměstnance
HR manager vytvoří kartu nového zaměstnance v systému EIRA a vygeneruje unikátní odkaz na HR dotazník.
Zaslání odkazu novému zaměstnanci
Zaměstnanec obdrží e-mailem odkaz na online HR dotazník s jeho jedinečným identifikátorem.
Vyplnění dotazníku zaměstnancem
Zaměstnanec prostřednictvím intuitivního průvodce vyplní požadované osobní údaje, kontakty, bankové spojení a další informace. Zároveň nahraje požadované přílohy (jazykové certifikáty, potvrzení o srážkách, potravinářský průkaz apod.).
Automatický přenos dat do EIRA
Po odsouhlasení se data okamžitě přenesou do systému EIRA, kde se vyplní všechny požadované atributy zaměstnance a připojí nahrané přílohy. HR manager obdrží notifikaci o dokončení.
Automatické generování dokumentů
Systém automaticky vyplní připravenou šablonu HR dotazníku a pracovně-právních dokumentů. Následně na pozadí vygeneruje PDF dokument s poli pro elektronický podpis.
Elektronický podpis přes eSigno
Dokument se automaticky odešle k elektronickému podpisu prostřednictvím eSigno. Zaměstnanec může podepsat pomocí SMS kódu nebo na tabletu elektronickým perem.
Návrat podepsaného dokumentu
Po podepsání se dokument automaticky vrací do systému EIRA. Vše je připraveno pro nástup zaměstnance a HR manager může vygenerovat další potřebné dokumenty.
Technické vlastnosti řešení
Co systém nabízí
📋 Webový formulář
Responzivní design přístupný z jakéhokoliv zařízení s moderním prohlížečem
📎 Upload příloh
Bezpečné nahrávání dokumentů (certifikáty, potvrzení) přímo ve formuláři
🔗 Integrace s EIRA
Automatický přenos dat a vytvoření nového subjektu včetně všech atributů
🔔 Notifikace
Automatické oznámení HR týmu o dokončení vyplnění formuláře
📄 Automatické šablony
DOCX šablony s provazujícími poli pro automatické vyplnění dat
🖨️ PDF generování
Převod dokumentů do PDF s připravenými poli pro elektronický podpis
✍️ eSigno integrace
Napojení na službu eSigno pro právně platný elektronický podpis
🔄 Workflow automation
Automatické spouštění procesu podepisování a změny stavů dokumentů
🎯 Multidokumenty
Podpora více dokumentů najednou s vazbou na konkrétního zaměstnance
✅ Validace dat
Kontrola správnosti a úplnosti vyplněných údajů již při zadávání
🔐 Bezpečnost
Šifrovaný přenos, bezpečné ukládání, GDPR compliance
📊 Reporting
Přehled o stavu všech onboarding procesů v systému EIRA
Jaké jsou měřitelné přínosy
⏱️ Časová úspora
Před: 3-4 hodiny administrativy na zaměstnance
Po: 20-30 minut kontroly a schválení
Úspora: 80-90% času HR týmu
💵 Finanční úspora
Eliminace: Tiskové náklady, papír, archivace
Snížení: Administrativní náklady
Benefit: Rychlejší produktivita nového zaměstnance
📈 Kvalita procesu
Nulová chybovost při přenosu dat
100% compliance s předpisy
Profesionální dojem pro nové zaměstnance
