Aktuality > Jak vlastně EIRA funguje?

Jak vlastně EIRA funguje?

Často se mě zákazníci ptají, Jak vlastně EIRA funguje?

Ukažme si jeden příklad

Na začátku byl archiv v klasických šanonech. A většina dokumentů zároveň i v elektronické podobě uložena na síťovém disku. Adresáře byly členěny podle zákazníků a let. K tomu několik pomocných tabulek v excelu. Účetnictví řešeno přes outsourcing. Zákazník měl ještě pobočku, odkud se zaměstnanci k souborům dostávali přes vzdálenou plochu. Jednou za čas došlo k poruše serveru a data pak musel obnovit technik z několik dnů staré zálohy. Občas také někdo omylem smazal soubor nebo celý adresář. Někdy se stávaly i delší výpadky, protože technik nemohl přijet hned nebo bylo potřeba dělat náročnější zásah.

Jak Eira funguje

Jak vypadá situace po přechodu na systém E I R A?

Všechna data ze serveru byla přenesena do cloudu a původní starý server byl zrušen. Data jsou nyní bezpečně uložena v datovém centru a denně zálohována. Každý zaměstnanec obdržel vlastní login se speciální úrovní práv podle své pracovní pozice. Do systému se všichni dostanou přes web z kanceláře, z pobočky i z domova. Všechny soubory (nové a také ty ze starého serveru) jsou díky fulltext vyhledavači dohledatelné i podle jakéhokoliv textu, který je uvnitř. Díky kontextovému vyhledávání se dá podle jména zákazníka vyhledat všechno, co se ho týká nebo kde figuruje jeho jméno. Pro firmu, která řeší účetnictví, byl zřízen také login, takže si mohou sami stahovat všechny podklady a vracet zpracované výstupy.

Každá změna je zaznamenána v historii, a pokud se někdo splete, snadno se vrátí o krok zpět. Dokumenty mají datum platnosti a verzování, takže je už jasné, které ceníky jsou platné. Do systému se přesunuly poznámky a diskuze, které byly dřív rozeseté po emailech. Dokumenty jsou propojené na zakázky a zákazníky. Všechny informace se tak postupně přesunují na jedno místo.

A to není vše. E I R A toho přináší mnohem víc.

Radek Semela
Radek Semela
12.6.2017

Další články:

Máte systém ve správě majetku?

Jste připraveni na GDPR? - 1. díl

Jak EIRA šetří firmám čas?

4 kroky, jak zefektivnit řízení firmy

Jak vlastně EIRA funguje?

Od souborů k informačnímu systému

Jak efektivně pracovat s dokumenty v týmu?

Budování vnitrofiremní knowledge base

Jak snížit náklady na IT?