Úspěch každé společnosti spočívá ve schopnosti udržovat a rozvíjet firemní know-how. Nositeli know-how jsou ale lidé. Jednotlivci, kteří rozumí svým jednotlivým oborům a profesím a kteří jako celek tvoří znalostní bázi společnosti.
Co se ale stane v okamžiku, kdy jeden nebo dokonce celá skupina zaměstnanců odejde jinam? Firemní znalostní báze se tím zmenší o podstatné procento znalostí. A protože know-how je to, čím se lišíme od konkurence, klesá tím významně i naše konkurenceschopnost.
Budování digitální knowledge base spočívá v průběžném „zálohování“ informací a znalostí těch, kdo jsou nositelé firemního know-how. Mít informaci samozřejmě ještě neznamená umět ji použít. Ale minimálně snižuje rizika a umožňuje novým zaměstnancům rychleji se zorientovat a navázat na své předchůdce. Je to také velmi smysluplné při řešení zástupnosti.
Jak toho dosáhnout? Především musí být jedno jasné místo, kam vkládat nová data, nové zakázky, nové soubory. Systém musí disponovat fulltextovým a kontextovým vyhledavačem, který je také dostupný z jednoho jasného místa. Musí umožnit evidovat i sekundární informace, které by jinak putovaly jinými kanály, jako jsou poznámky a diskuze. Je pak jasné, proč smlouva vypadá jak vypadá a proč se všechny úpravy dělaly. Systém musí umožňovat snadné vzájemné propojování informací. Např. vložím smlouvu a snadno ji propojím na zakázku. A v neposlední řadě musí sám o sobě být příjemným a efektivním nástrojem pro spolupráci lidí.
Tohle všechno jsme měli na mysli při vývoji systému E I R A.
Další články:
Máte systém ve správě majetku?
Jste připraveni na GDPR? - 1. díl
4 kroky, jak zefektivnit řízení firmy
Od souborů k informačnímu systému
Jak efektivně pracovat s dokumenty v týmu?
