Software pro evidenci smluv

Proč zavádět?

Chcete získat lepší přehled o uzavřených smlouvách, jejich platnosti a dalších parametrech?
Chcete vidět smlouvy a ostatní firemní dokumenty v souvislostech? Propojené např. s majetkem, zakázkami, firmami?
Potřebujete zaměstnancům zajistit bezpečný přístup ke smlouvám a ostatním firemním dokumentům odkudkoliv?
Chcete zavést jasná pravidla pro oběh dokumentů ve firmě? Nastavit procesy schvalování smluv, přijatých faktur apod.?
Hledáte nástroj pro rychlé fulltextové vyhledávání ve firemním archivu? A to včetně scanovaných dokumentů?
Zajímá vás automatizace procesů a vytěžování dat?

Co získáte?

Jedno místo, kde vždy najdete aktuální verze smluv a dalších firemních dokumentů.
Všechny informace pohromadě. U smlouvy, faktury, dodacího listu atd. uvídíte všechny související záznamy včetně poznámek a diskuzí.
Přehled o aktuálním stavu. Víte, které smlouvy se připravují, které čekají na schválení, které budou končit.
Přehled o provedených změnách. Kdy byla smlouva schválena, zda se řešily nějaké připomínky apod.
Bezpečný přístup ke smlouvám a dokumentům z kanceláře i z domova.
Nástroj pro digitalizaci procesů jako je schvalování, připomínkování nebo rozesílání dokumentů.

Jaké jsou přínosy?

PRO UŽIVATELE

Přístup k aktuálním dokumentům odkudkoliv přes webový prohlížeč nebo pomocí mobilní aplikace.
Rychlé fulltextové hledání v celém archivu včetně scanovaných dokumentů.
Spolupráce na přípravě dokumentů bez vzniku kopií a duplicit. Všichni pracují na stejné verzi.
Přímá editace v MS Office bez nutnosti stahování souborů do počítače.
Upozornění na změny a termíny.

PRO SPRÁVCE IT

Bezpečný a řízený přístup k dokumentům s jasnými pravidly.
K práci stačí běžný počítač s webovým prohlížečem.
V SaaS verzi není třeba vlastní server a nevyžaduje žádné instalace.
Umožňuje snížit počet licencí MS Office.
Robustní řešení s třívrstvou architekturou.
Možnost integrace do podnikového informačního prostředí.

PRO MAJITELE

Žádné investiční náklady (SaaS verze) a nízké provozní náklady.
Výborný poměr cena/výkon, velmi příznivé TCO.
Dodavatel s 20 letou zkušeností s velkými projekty (např. Evidence majetku státu, ÚZSVM).
Eira poroste s Vámi. Začněte s evidencí smluv a postupně můžete zavést další moduly.

Funkce

Kategorizace dokumentů (Faktura, Smlouva nájemní apod.)
Každý dokument obsahuje 1 až N souborů + popisná data
Ukládání souborů a matedat do Oracle Database
Uživatelsky nastavitelné číselné řady pro číslování dokumentů
Možnost připojování velkých souborů
Převod scanů na text (OCR) a vytěžování dat
Indexování pro fulltext vyhledávání (i scany)
Hlídání platnosti dokumentů
Návaznost dodatků
Řízení oběhu, schvalování, nastavitelné workflow
Přiřazení do spisu
Logování změn
Historie verzí dokumentů a souborů
Zákaznické atributy (až 30 dalších atributů)
Šablony pro rychlé založení nového dokumentu

Připojování souvisejících dokumentů a záznamů (zákazníci, zakázky, úkoly...)
Připojování k budovám, místnostem, plochám (nájemní smlouvy apod.)
Připojování k evidenci majetku (dokumentace, revizní zprávy apod.)
Připojování k zemědělským pozemkům (integrované mapy LPIS)
Připojování k parcelám KN (integrované mapy katastru nemovitostí)
Připojování úkolů
Nastavitelné notifikace (změna stavu, přidání poznámky apod.)
Připojování poznámek
Diskuzní fóra (umožňuje vést diskuze na každém dokumentu zvlášť)
Integrace na datové schránky
Automatické odvozování PDF náhledů (formáty MS Office, Open Office)

Automatizace zpracování příchozích emailů (např. založí dokument, vytěží data, přidělí kategorii, přidělí úkol)
Systém odesílání pozvánek (odešle email s URL dokumentu - příjemce snadno spustí rovnou příslušný PDF náhled)
Každý soubor má vlastní URL adresu (umožňuje vzdálený přistup k souborům - WebDAV)
Možnost připojení úložiště jako síťový disk (WebDAV)
Štítkování dokumentů a vyhledávání podle štítků
Přidělení odpovědných osob
Uživatelské seznamy a filtry
Uživatelské dashboardy podle org.struktury
Mikroaplikace pro dashboardy na míru (přehledy, koláčové grafy apod.)
Řízení přístupových práv na základě kategorie, stavu a umístění v org.struktuře
Nastavitelná pravidla pro vkládané soubory (max. povolená velikost apod.)
Multijazyčné řešení pro CZ/DE/EN

CENÍK

START
Max. 10 uživatelů Úložiště 10GB

START

2 600,- Kč
_{za měsíc, bez DPH}

Max. 10 uživatelů

Úložiště 10GB

BASIC
Max. 20 uživatelů Úložiště 20GB Rozšiřitelné o úkoly, kontakty, zakázky, zpracování emailů, mapy

BASIC

4 600,- Kč
_{za měsíc, bez DPH}

Max. 20 uživatelů

Úložiště 20GB

Rozšiřitelné o úkoly, kontakty, zakázky, zpracování emailů, mapy

PREMIUM
Max. 40 uživatelů Úložiště 40GB Rozšiřitelné o úkoly, kontakty, zakázky, zpracování emailů, OCR, majetek, mapy, vytěžování dat Vlastní doména

PREMIUM

9 600,- Kč
_{za měsíc, bez DPH}

Max. 40 uživatelů

Úložiště 40GB

Rozšiřitelné o úkoly, kontakty, zakázky, zpracování emailů, OCR, majetek, mapy, vytěžování dat

Vlastní doména

CORPORATION
Bez omezení Bez omezení Rozšiřitelné o úkoly, kontakty, zakázky, zpracování emailů, OCR, majetek, mapy, vytěžování dat Vlastní doména, Integrace, LDAP Provoz On-Premise

CORPORATION

Kontaktujte nás

Bez omezení

Rozšiřitelné o úkoly, kontakty, zakázky, zpracování emailů, OCR, majetek, mapy, vytěžování dat

Vlastní doména, Integrace, LDAP

Provoz On-Premise

EIRA | Evidence smluv