Aktuality > Máte systém ve správě majetku?

Máte systém ve správě majetku?

Nepoužíváte žádný systém pro správu majetku a myslíte že to ani není nutné? Pak si zkuste odpovědět na následující otázky.



Pokud jste si alespoň na 3 otázky odpověděli NE, pak byste měli zavést do správy majetku systém. Systém, který zavede pořádek, nastaví jasná pravidla, stanoví odpovědnost a navíc ještě zefektivní práci. Zavede pořádek v tom, kde co je, jak a kdy se o to starat, kdo to má na starosti a kolik to stojí.

Eira facility management

KDE?

Nejdříve je nutné mít přehled o umístění majetku. Identifikujte si jednotlivé areály podle lokality. To je důležité zejména kvůli legislativním požadavkům, které se liší podle toho, zda se jedná o průmyslovou zónu, obytnou čtvrť, blízkost vodního toku apod. Ke každému areálu si veďte popis umístění vůči okolí a evidenci zákonných povinností, specifických pro danou lokalitu.

CO?

Každý areál rozdělte na jednotlivé budovy, podlaží a prostory a zaevidujte všechny prvky, které jsou z hlediska údržby důležité. Proveďte pasportizaci. Jsou to jednak stavební prvky (povrchy podlah a stěn, výplně otvorů...) a technická zařízení budov (kotle, výtahy...), ale i všechny ostatní prvky, které je nutné udržovat a opravovat (viz Zdroje-Co).

JAK?

Pro každý prvek je nutné shromáždit informace, jaké jsou legislativní požadavky (např. pravidelné revize) a jaké jsou pokyny výrobce (např. pravidelné výměny nějakého dílu). A průběžně evidovat jaké byly výsledky provedených kontrol a oprav. Jde tedy o dokumentaci (viz Dokumenty-Jak), kterou potřebujete ke každému prvku ukládat.

KDY?

Když víme, jaké jsou požadavky na údržbu jednotlivých prvků, potřebujeme si vytvořit seznam aktivit . Ten obsahuje jasný plán kdy kterou činnost a na kterém prvku provést. Jde o pravidelné činnosti (např. revize jednou za rok), plánované činnosti (např. zateplení budovy), ale i ad hoc požadavky (např. porucha klimatizace). Přehled aktivit je základ (viz Aktivity-Kdy).

KDO?

Za každou činnost musí být někdo konkrétní zodpovědný. Ať už se jedná o interní pracovníky nebo externí firmy. Máte-li seznam aktivit, stačí už jen připojit informaci kdo to bude dělat (viz Kontakty-Kdo) a máte tak plán.

KOLIK?

A nakonec to nejdůležitější. Kolik to bude stát? Pokud začnete u všech provedeným činností systematicky evidovat, kolik to stálo, budete brzy schopni náklady na správu majetku předvídat a plánovat. Stačí u všech ukončených aktivit evidovat skutečné náklady a na základě nich si doplnit odhadované náklady ke všech budoucím aktivitám.

S tím vším Vám může pomoci Eira. Více informací viz Správa nemovitostíŘízení projektůHelpdeskEvidence smluv.

Radek Semela
Radek Semela
4.8.2017

Další články:

Máte systém ve správě majetku?

Jste připraveni na GDPR? - 1. díl

Jak EIRA šetří firmám čas?

4 kroky, jak zefektivnit řízení firmy

Jak vlastně EIRA funguje?

Od souborů k informačnímu systému

Jak efektivně pracovat s dokumenty v týmu?

Budování vnitrofiremní knowledge base

Jak snížit náklady na IT?